Política de tratamiento de datos – INLAC

 

 

 

 

 

Política Para el Tratamiento de Datos Personales

Tabla de contenido

1.  GLOSARIO

2.  PRINCIPIOS QUE OBSERVA INLAC COLOMBIA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

4.  DEBERES DE INLAC COLOMBIA CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

5.  DEBERES DE INLAC COLOMBIA CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

6.  QUIÉNES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN DEL TITULAR

7.  PROCEDIMIENTO Y CANALES EXISTENTES PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

7.1 Procedimiento Para la Atención de Solicitudes y Consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

8.1 Tratamiento de Datos Personales de los Clientes de INLAC COLOMBIA (Asociados, Auditores,                                   Clientes, partes interesadas en los servicios y en general contratantes de sus productos)

8.2 Tratamiento de Datos de Empleados o Candidatos

8.3 Tratamiento de Datos de Proveedores

9. DATOS DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

 

1. GLOSARIO

Para efectos de la presente Política, se entiende por:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales, de forma física o electrónica, que sea objeto de Tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas (p.ej. si se es soltero o casado, hombre o mujer) y aquellos contenidos en documentos públicos (p.ej. contenidos en Escrituras Públicas), en registros públicos (p.ej. el registro de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría), en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  • Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante «Ley de Protección de Datos».
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

2. PRINCIPIOS QUE OBSERVA INLAC COLOMBIA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • Legalidad:El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
  • Finalidad:La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
  • Debido cuidado:Los datos personales son un activo esencial para INLAC COLOMBIA y deben ser recolectados, manipulados y protegidos con el debido cuidado.
  • Límite razonable:Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
  • Libertad:El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o por mandato legal o judicial.
  • Veracidad o calidad:La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia:Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
  • Acceso y circulación restringida:El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
  • Seguridad:La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad:Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
  • Incorporación sistemática:Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.

 

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables;
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: (i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

4. DEBERES DE INLAC COLOMBIA CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando INLAC COLOMBIA actúe como responsable del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

  •  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  •  Solicitar la Autorización al Titular
  •  Tramitar las consultas y reclamos formulados;
  •  Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  •  Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

5. DEBERES DE INLAC COLOMBIA CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Cuando INLAC COLOMBIA actúe como Encargado del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

  •  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares;
  •  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

6. QUIÉNES PUEDEN ACCEDER A LA INFORMACIÓN DEL TITULAR

INLAC COLOMBIA entregará la información sobre los Datos del Titular a las siguientes personas, siempre                    que acrediten su calidad:

  • Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes legales o apoderados;
  • Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • Los terceros autorizados por el Titular o por la Ley;
  • Quien haya estipulado a favor o para el Titular.

 

7. PROCEDIMIENTO Y CANALES EXISTENTES PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

7.1 Procedimiento Para la Atención de Solicitudes y Consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular solicitudes y consultas para:

1.  Conocer la información personal del Titular que repose en INLAC COLOMBIA;.

2.  El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a INLAC COLOMBIA sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:

  •  Línea de información 57-3153393820
  •  Requerimiento escrito a la Calle 116 No 55C-40 Torre 3-1016 de Bogotá.
  •  Correo electrónico a la dirección de correo electrónico: soporte@inlac.org.co

 

3.  La consulta será atendida en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

4.  Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, INLAC COLOMBIA lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.  Los términos antes mencionados pueden variar en caso que se emitan leyes o reglamentos que establezcan términos inferiores, de acuerdo con la naturaleza el Dato Personal.

 

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

8.1 Tratamiento de Datos Personales de los Clientes de INLAC COLOMBIA (Asociados, Auditores, Clientes, partes interesadas en los servicios y en general contratantes de sus productos)

INLAC COLOMBIA, tratará los datos de sus clientes como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

8.2 Tratamiento de Datos de Empleados, Candidatos para ser Empleados, ex empleados y pensionados

INLAC COLOMBIA, tratará los datos de sus empleados, candidatos para ser empleados, ex empleados y pensionados como Titulares de Datos Personales para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral (ii) Aspectos Laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre o pretenda celebrar con INLAC COLOMBIA; (iii) Control y prevención del fraude; (iv) Oferta de productos o servicios de INLAC COLOMBIA  o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros fines comerciales o publicitarios, a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; (v) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de INLAC COLOMBIA; (vi) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales; (vii) La solicitud, procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, incluidos DATACRÉDITO y CIFIN, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial, en caso que INLAC COLOMBIA otorgue un crédito y por lo tanto el empleado adquiera la calidad de deudor de ésta. Esta finalidad subsistirá para los ex funcionarios que sean deudores de INLAC COLOMBIA.

8.3 Tratamiento de Datos de Proveedores

INLAC COLOMBIA, tratará los datos de sus Proveedores para realizar operaciones sobre los mismos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión, informando los derechos que les asisten, en especial, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos.

Para el tratamiento de Datos Sensibles y de datos de niños(as) y adolescentes, INLAC COLOMBIA solicitará al Titular su autorización explícita para ello, indicando al Titular el carácter facultativo de las preguntas sobre estos datos.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará para: (i) Atención de solicitudes, gestión integral de contratos con INLAC COLOMBIA; (ii) Control y prevención del fraude; (iii) Oferta de productos o servicios de INLAC COLOMBIA o de terceros vinculados, realización de encuestas y otros fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, entre otros; (iv) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de INLAC COLOMBIA; (v) Conocer su comportamiento comercial y financiero; (vi) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales; (vii) De consulta y reporte del riesgo crediticio.

 

9.  DATOS DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

NOMBRE:

Héctor Garzón
DIRECCIÓN:

Calle 116 No 55C-40 Torre 3-1016

CORREO

soporte@inlac.org.co

TELÉFONO:

57-3153393820

 

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

La presente Política se encuentra a disposición de los Titulares de los Datos a partir de Agosto 12 de 2020.

Cualquier modificación sustancial a la misma referida a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento, será comunicada antes de implementar dicho cambio a los Titulares a través de la página web «https://www.inlac.org.co» o de cualquier otro mecanismo eficiente.

 

Aviso de Privacidad

INLAC COLOMBIA, se permite informar que se encuentra a disposición de los Titulares de datos personales el documento «Política Para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares», publicado en la página web https://www.inlac.org.co; la cual contiene entre otros aspectos, los principios que observa INLAC COLOMBIA para el tratamiento de datos personales, los derechos de los Titulares de datos Personales, los deberes de INLAC COLOMBIA, el procedimiento para la atención de consultas y reclamos, y las finalidades del tratamiento de los datos.